Le service commercial est le plus concerné par l’apport de la signature électronique à distance. Pourquoi ? Contrairement aux autres services de l’entreprise où elle réduit les coûts, intégrée à votre circuit commercial elle va également vous permettre d’augmenter votre chiffre d’affaires. Les avantages de la signature électronique pour le service commercial se répercutent donc sur toute l’entreprise avec un gain potentiel de 15 à 38%. Nous vous détaillons comment et pourquoi dans cet article en fonction des cas d’usage.

En tant que commercial vous êtes souvent confronté à l’attente d’une signature d’un document que vous avez envoyé à votre client ou prospect. La quasi totalité des entreprises sont soumises à l’attente d’un  document signé pour aboutir à une vente. La signature électronique transforme cette étape en la simplifiant et la raccourcissant au maximum. Vous passez alors de plusieurs jours à parfois quelques secondes pour envoyer votre contrat, devis ou bon de commande et le retrouver signé dans votre boîte de réception.
Voici en détail les documents principaux concernés par cette transformation radicale ?

Contrat

Le contrat est le plus impacté par la signature électronique car il comporte plusieurs signatures. Or, plus il y a de signataires sur un document, plus les bénéfices sont importants. Vous éditez votre contrat, vous renseignez les signataires (internes et/ou externes à votre entreprise) puis vous envoyez pour signature. A partir de là la magie opère : le document va être envoyé dans l’ordre que vous aurez défini. Votre directeur commercial va par exemple être appelé à signer le contrat, et s’il refuse votre client ne sera pas invité à signer inutilement. Vous pouvez choisir un mode de signature par signataire : votre directeur commercial par code email, votre client avec une authentification plus forte, par code SMS. Quel que soit le nombre de pages, un seul code suffit pour signer toutes les pages. En 2 minutes vous pouvez recevoir votre document signé par les deux parties sans aucune impression et quelle que soit la distance qui les sépare.

Devis et bon de commande

La signature électronique va accélérer la signature de vos devis car elle facilite la manipulation pour votre client. Peu importe le lieu et l’heure il peut signer votre devis sans être au bureau, seul son smartphone, qui ne le quitte plus comme tout le monde, est nécessaire. Vous réduisez le délai entre la prise de décision et l’engagement de votre client. De plus faire signer un devis électroniquement permet à chacune des parties, vous et votre client, de conserver un original signé du devis. Cet original va ensuite pouvoir suivre votre circuit commercial pour une parfaite traçabilité.

Bon de livraison ou PV de réception

Pourquoi faire signer ce document électroniquement ? C’est le document qui prouve la remise de votre produit ou service à votre client. Sa signature doit donc être irrépudiable. Là encore vous allez pouvoir utiliser la signature électronique et l’horodatage qualifié pour prouver la bonne exécution de la vente. Et ce, même si votre client est à distance.

Conditions générales de vente

Faire signer vos conditions générales de vente en même temps que votre premier devis avec votre client par exemple est beaucoup plus simple avec la signature électronique. Le même code SMS lui permettra d’accepter l’ensemble des documents joints à votre devis. Il n’y a donc aucune contrainte supplémentaire et donc aucun frein à cette première vente.

Mandat SEPA

Si vous prélevez vos clients, comme les CGV, vous pouvez profiter de votre première vente pour faire signer votre mandat SEPA à votre client. SI on récapitule, en une seule transaction électronique vous pouvez faire signer votre devis, vos CGV et un mandat SEPA. Toujours avec un seul code SMS à saisir pour votre client.

Je dois conserver les documents papiers en cas de contrôle ou de litige.

Non, si vous avez fait signer vos documents avec une solution de signature électronique à valeur légale comme Docage. Vos documents numériques sont des bien des originaux au regard de la loi. A ce titre ils ont une valeur probante auprès de l’administration et des tribunaux. Ils ont même un atout notable : l’horodatage qualifié déterminant avec exactitude et sans remise en cause possible le jour et l’heure de la signature du document.

Mettre en place une dématérialisation complète coûte cher.

A cette question 3 réponses possibles :

Non si vous choisissez une solution clé en main comme Docage qui est opérationnelle immédiatement sans aucun frais de mise en service.

Un peu plus cher si vous souhaitez intégrer une plateforme de consentement dans votre logiciel métier via notre API. Mais le gain de temps que devrait vous procurer cette intégration par la suite sera amorti en quelques semaines.

Oui si vous optez pour des plateformes qui n’hésitent pas à vous facturer des frais d’installation entre plusieurs centaines ou milliers d’euros pour un paramétrage qui avec Docage est automatisé.

Une interface simple et une prise en main rapide

Faire signer un document électroniquement avec Docage est aussi simple que d’envoyer un email. En moins d’une minute vous pouvez envoyer votre premier document à signer. Mais le véritable puissance de Docage se révélera lorsque vous utiliserez les modèles qui automatiseront tous vos paramétrages.

Une sécurité accrue

Une signature électronique offre plus de sécurité qu’un document signé à la main. Une fois signé votre document comporte les certificats électroniques pour chaque signataire et un horodatage qualifié eIDAS. La document est ainsi scellé empêchant toute modification ultérieure. Un fichier de preuves l’accompagne, le tout étant archivé pendant 10 ans.

La plateforme de consentement avec un rapport prestation-prix inégalé

A 0.75 € vous bénéficiez d’une offre unique qui inclus tout ce dont vous pouvez avoir besoin : parcours de consentement, certificats de signature électronique, horodatage qualifié et archivage pendant 10 ans ! Comparés aux 4,70 € d’une gestion de signature par email,  ou aux 9,60 € d’une gestion de signature par courrier, le retour sur investissement est immédiat et sans égal. Sachant que les 0.75 € ne sont débités qu’en cas de signature de votre document, sinon c’est gratuit.

S’il vous reste un doute sur l’intérêt financier de Docage, vous pouvez calculer en direct votre tarif. Visualisez les économies et les revenus que vous pouvez générer grâce à notre simulateur de tarifs.

Des fonctionnalités adaptées à vos documents

Non seulement notre plateforme de consentement électronique vous permet faire signer électroniquement vos documents, mais en plus vous bénéficiez de fonctionnalités exclusives comme :

• Les relances automatiques par email des signataires qui augmentent le taux de signatures.
• La génération par lot de vos transactions qui vous permet de générer plusieurs milliers de transactions en une seule opération.
• L’archivage pendant 10 ans de vos transactions et de leur fichier de preuve.

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