Je suis DRH, remplacez le « R » par ressources, relations ou richesses, cela m’importe peu, moi c’est bien le « H » qui m’a toujours motivé. Je ne dis pas que c’est la lettre la plus facile, mais c’est un terrain sacrément vivant et cela tombe bien car j’aime le changement. J’en suis à ma 5e entreprise en 20 ans de carrière. Lorsque j’ai pris mon nouveau poste, j’ai dû répondre aux besoins, aux problèmes et au bien-être des employés, de l’embauche et des licenciements, à la gestion de la paie et des contrats. Ayant un goût prononcé pour l’optimisation des processus, quel qu’ils soient, j’entends par là que dans ma vie perso j’ai le même travers, j’ai très vite senti la perte de temps et d’énergie qu’il régnait dans le service. Principalement due à la gestion de la paperasse, oui cela semble incroyable dans une entreprise comme la nôtre qui dispose de son propre service informatique, de solution de collaboration dans le cloud et toute la panoplie des outils modernes.

J’ai donc cherché une solution pour supprimer ce papier, qui n’avait bien souvent qu’une seule raison d’être : le besoin de conserver un original. Et qu’est-ce qu’un original ? C’est un document qui contient une signature. Donc si je résume la situation : tous nos contrats, relevés d’heures, notes d’information aux salariés étaient tous à la base des documents numériques et finissaient tous par être… matérialisés et en plusieurs exemplaires s’il vous plaît. Tout ça pour conserver une signature. Une hérésie quand on y pense, mais la règle dans toutes les entreprises où j’ai travaillé donc rien d’anormal au premier regard.

Le déclic m’est venu en signant mon nouveau contrat d’assurance par signature électronique. Mais oui la voilà la solution,. Non pas que je n’avais jamais utilisé la signature électronique en tant que telle, j’avais moi aussi mon certificat sur ma petite clé USB qui me servait à signer nos documents en interne, mais jamais je n’avais pensé à l’utiliser en externe, et ça change tout.

J’ai donc cherché une solution unique pour signer en interne et en externe et j’ai retenu Docage pour la simplicité du procédé et le fait que n’importe qui peut signer nos documents sans avoir besoin de créer un compte. Le fait de pouvoir signer grâce à un code SMS rend la manipulation accessible à tous y compris aux personnes extérieures à l’entreprise comme nos postulants. Un bon premier contact téléphonique m’a également conforté dans mon choix.

Et donc qu’est-ce que cela a changé concrètement dans notre service RH ?  Si je dis tout vous penserez que j’exagère, et bien moi aussi à votre place, mais c’est pourtant vrai.

Voilà après trois mois où nous en sommes et où j’en suis. Le papier c’est terminé pour de bon. Les documents naissent numériques, vivent numériques et meurent (ou presque) numériques. Nos documents sont créés à partir de nos logiciels métiers, de nos traitements de texte ou de nos tableurs. On les consulte, on les consulte et les modifie comme avant puis on les signe et on les fait signer sans impression. Les personnes concernées par le document sont notifiées par Docage, ce qui signifie que l’on appelle plus untel ou untel pour savoir où en est la signature. C’est tellement fluide.

Autre intérêt, le classement automatique des documents dans un système de classeurs multiples développé par Docage, je m’explique : avant un document devait être étiqueté dans notre ancien système de GED pour chaque mot clé par lequel on souhaitait le retrouver. Cela fonctionnait mais prenait du temps, aujourd’hui c’est fait automatiquement dès la création du document car on utilise les modèles de Docage. Or ces modèles sont déjà classés dans plusieurs classeurs, ce qui signifie que chaque document créé à partir de ces modèles est automatiquement lié aux mêmes classeurs. Adieu l’étiquetage numérique et bien sûr adieu l’archivage papier. Archivage qui, comme souvent dans les RH ou en compta, se passait en 2 phases : dans un classeur accessible dans notre service pendant un an, puis chaque fin de mois déménagement des classeurs du même mois de l’année dernière dans la salle des archives. Docage archive nos documents pendant 10 ans au minimum et là aussi c’est automatique pour tous les documents signés. Si j’aime autant le système de classeurs de Docage ce n’est pas tout à fait pour rien, j’y ai participé à mon humble niveau en tant qu’utilisatrice référente. En effet Stéphane, notre conseiller chez Docage, m’a demandé comment nous imaginions le système de classement idéal, et bien croyez-le ou non mais le résultat est exactement ce que j’avais décrit, à un détail près moi j’appelais ça des dossiers. Ça m’a fait drôle car c’est la première fois que je donnais mon avis à un éditeur de logiciel et qu’il en ressortait quelque chose de concret. D’habitude, surtout avec les logiciels de paye, vos remarques faites au service client ont autant d’effet qu’une crème anti-rides. Je vous souhaite que cela vous arrive, ça vous réconcilie avec cette espèce à part « les informaticiens ».

Alors oui toute cette automatisation, forcément cela libère du temps, et je vais même vous le donner précisément puisque nous l’avons relevé scrupuleusement avec mon service pendant 15 jours après 1 mois où tout était en place. On le sentait bien qu’on était plus détendu, qu’on avait plus de temps à passer avec les candidats, les collaborateurs de l’entreprise qui nous appelle pour leurs congés, leurs arrêts, leurs questions sur leurs bulletins de paye. Bref on le sentait mais le chiffre nous a laissé un moment sans voix quand dans Excel on a appuyé sur le sigma pour afficher le total : 63 heures ! Oui nous avions passé 63 heures de moins sur le traitement de nos documents. Nous sommes 5 personnes, cela représente donc environ 18% de notre temps de travail additionné. C’est-à-dire quasiment le temps de travail de l’un d’entre nous.

Autant vous dire que cela nous a permis de ressortir tous les projets que nous avions et de se dire que maintenant nous avions le temps de les mettre en œuvre. Des projets que nous avions définis en réunion paritaire et que la direction comme les salariés souhaitaient voir concrétisés depuis plusieurs années pour certains. Le genre de projet qui donne du sens à notre métier et qui nous aide à supporter les côtés moins agréables mais nécessaires.

Lorsque j’ai présenté cette économie de temps à notre patron, il n’a pas été surpris, il m’a simplement dit : « Je comprends mieux ». Il a précisé qu’il avait eu plusieurs remontées positives comme quoi au téléphone nos collègues nous trouvaient plus détendus. Un effet indirect d’avoir le temps de faire les choses sans aucun doute.

Voilà, après avoir joué les pionnières dans l’entreprise, notre service informatique est en train de relier les autres services à Docage. Je n’en suis pas peu fière je dois dire.

Alors oui cela signifie que l’on peut toujours améliorer une organisation qui semble immuable, il faut seulement chercher s’il n’y a pas un grain de sable qui une fois enlevé révèle une nouvelle fluidité.

A titre personnel, alors que les changements initiaux étaient essentiellement intérieurs et liés au plaisir de bouleverser les habitudes et d’en constater les résultats. Ce sont maintenant des effets plus profonds qui se manifestent grâce à une nouveauté dans ma vie : je pars maintenant à l’heure le soir. Oui cela tient en peu de mots et pourrait presque paraître anecdotique mais voilà le grand tournant dans ma vie : le temps disponible dans une journée. Celui en dehors du travail et du trajet pour se rendre au travail. Cela veut dire du temps pour ma fille, pour discuter de sa journée, pour aller la chercher après le basket. Du temps pour aller faire du sport le mardi et le jeudi, alors qu’avant j’y aller une fois toutes les deux semaines même si à l’époque je ne me l’avouais pas.

Alors, oui vous aussi quel que soit votre métier, soyez attentif et ouvert aux changements, ceux qui germent dans votre esprit, ou dans ceux de vos collègues. Soyez à l’écoute des propositions ou encore mieux suscitez les en leur posant des questions ouvertes sur leur activité quotidienne et en les écoutant. Cela fait peut faire un peu conseil sorti d’un numéro de « Management » mais quand ça fonctionne un bon conseil reste un bon conseil. Voilà c’était mon exemple, si vous êtes encore là c’est qu’il vous a intéressé et qu’il vous inspirera peut-être. Je remercie Stéphane de Docage qui après m’avoir entendu 20 fois au téléphone lui dire « Mais c’est génial votre truc ! » m’a proposé d’écrire ce texte.