Así que busqué una solución para eliminar este papel, que a menudo tenía un solo propósito: la necesidad de mantener un original. ¿Y qué es un original? Es un documento con una firma. Así que si resumo la situación: todos nuestros contratos, declaraciones por hora, notas informativas a los empleados fueron toda la base de los documentos digitales y todo terminó siendo… materializado y en varias copias, por favor. Todo para mantener una firma. Una heresía cuando lo piensas, pero la regla en todas las empresas donde trabajé tan nada anormal a primera vista.

El clic vino a mí firmando mi nuevo contrato de seguro por firma electrónica. Pero sí, esa es la solución. No es que nunca había utilizado la firma electrónica como tal, también tenía mi certificado en mi pequeña memoria USB que utilizaba para firmar nuestros documentos en casa, pero nunca había pensado en usarlo externamente, y lo cambia todo.

Así que busqué una solución única para firmar interna y externamente y seleccioné Docage para la simplicidad del proceso y el hecho de que cualquiera puede firmar nuestros documentos sin la necesidad de crear una cuenta. Ser capaz de firmar con un código SMS hace que el manejo sea accesible para todos, incluidas las personas fuera de la empresa y nuestros solicitantes. Un buen primer contacto telefónico también confirmó mi elección.

Entonces, ¿qué ha cambiado en nuestro departamento de RRHH? Si digo todo lo que pensarás que estoy exagerando, y bueno yo también en tu lugar, pero es verdad.

Eso es después de tres meses donde estamos y donde estoy. El papel está terminado para siempre. Los documentos nacen digitalmente, viven digitalmente y mueren (casi) digitalmente. Nuestros documentos se crean a partir de nuestro software de negocios, procesamiento de textos o spreadshee. Los consultamos, los consultamos y los modificamos como antes y luego los firmamos y los firmamos sin imprimir. Las personas afectadas por el documento son notificadas por Docage, lo que significa que llamamos más a tal o tal para averiguar dónde está la firma. Es tan fluido.

Otro interés, la clasificación automática de documentos en un sistema de múltiples archivadores desarrollado por Docage, explico: antes de que un documento tuviera que ser etiquetado en nuestro antiguo sistema GED para cada palabra clave por la que queríamos encontrarlo. Funcionó pero tomó tiempo, hoy se hace automáticamente desde la creación del documento porque utilizamos los modelos de Docage. Sin embargo, estos modelos ya están categorizados en varios archivadores, lo que significa que cada documento creado a partir de estos modelos se vincula automáticamente a los mismos archivadores. Adiós al etiquetado digital y, por supuesto, a despedirse del archivo de papel. Archivo que, como a menudo en recursos humanos o contabilidad, se hizo en dos fases: en una carpeta accesible en nuestro departamento durante un año, a continuación, cada fin del mes de mudanza de archivadores del mismo mes del año pasado en la sala de archivos. Docage archiva nuestros documentos durante al menos 10 años y aquí también es automático para todos los documentos firmados. Si me gusta tanto el sistema de archivo Docage que no es del todo para nada, participé a mi humilde nivel como usuario de referencia. De hecho Stéphane, nuestro asesor en Docage, me preguntó cómo imaginamos el sistema de clasificación ideal, bien lo creas o no, pero el resultado es exactamente lo que había descrito, con un detalle que lo llamé archivos. Me hizo divertido porque fue la primera vez que le di mi opinión a un editor de software y algo concreto salió de ella. Por lo general, especialmente con el software de nómina, sus comentarios de servicio al cliente tienen tanto efecto como una crema antiarrugas. Espero que esto te pase a ti, te reconcilia con esta especie aparte de los «científicos informáticos».

Así que sí toda esta automatización, necesariamente libera tiempo, e incluso te lo daré precisamente desde que la planteamos escrupulosamente con mi servicio durante 15 días después de 1 mes cuando todo estaba en su lugar. Sentimos que estábamos más relajados, que teníamos más tiempo para pasar con los candidatos, los empleados de la empresa que nos llama para sus vacaciones, sus paradas, sus preguntas sobre sus recibos de pago. En resumen lo sentimos, pero la figura nos dejó un momento sin palabras cuando en Excel presionamos el sigma para mostrar el total: 63 horas! Sí, habíamos dedicado 63 horas menos al procesamiento de nuestros documentos. Somos 5 personas, así que eso es alrededor de 18 de nuestro tiempo de trabajo añadido. Es decir, casi el tiempo de trabajo de uno de nosotros.

Baste decir que nos permitió sacar a la salida todos los proyectos que teníamos y pensar que ahora teníamos tiempo para implementarlos. Proyectos que habíamos definido en una reunión conjunta y que la dirección y los empleados querían ver implementados durante varios años para algunos. El tipo de proyecto que da sentido a nuestro trabajo y nos ayuda a apoyar los lados menos agradables pero necesarios.

Cuando presenté este ahorro de tiempo a nuestro jefe, no se sorprendió, simplemente dijo: «Entiendo mejor». Dijo que había tenido varios comentarios positivos que nuestros colegas nos encontraron más relajados por teléfono. Un efecto indirecto de tener tiempo para hacer las cosas sin duda.

Ahora, después de ser pioneros en la empresa, nuestro departamento de TI está conectando otros servicios a Docage. Estoy orgulloso de ello, debo decir.

Así que sí significa que siempre se puede mejorar una organización que parece inmutable, sólo hay que mirar si no hay un grano de arena que una vez eliminado revela una nueva fluidez.

Personalmente, mientras que los cambios iniciales fueron esencialmente internos y relacionados con el placer de cambiar hábitos y ver los resultados. Estos son ahora efectos más profundos que se manifiestan gracias a una novedad en mi vida: ahora voy a tiempo por la noche. Sí, tiene unas pocas palabras y casi podría parecer anecdótico, pero este es el gran punto de inflexión en mi vida: el tiempo disponible en un día. El que está fuera del trabajo y el viaje al trabajo. Significa tiempo para que mi hija.hable de su día, la recoja después del baloncesto. Es hora de ir al deporte los martes y jueves, mientras que antes voy una vez cada dos semanas aunque en ese momento no lo admitiera.

Así que, sí, tú también, sea cual sea tu trabajo, estés atento y abierto a los cambios, los que germinan en tu mente, o en los de tus colegas. Escuche las propuestas o mejore aún más haciéndoles preguntas abiertas sobre sus actividades diarias y escuchándolas. Esto hecho puede hacer un pequeño consejo de una serie de «Gestión» pero cuando funciona un buen consejo sigue siendo un buen consejo. Ese fue mi ejemplo, si todavía estás aquí, es porque estás interesado en ello y puede inspirarte. Agradezco a Stéphane de Docage que después de escucharme 20 veces por teléfono decir «¡Pero es genial lo tuyo!» se ofreció a escribir este texto.