Comment Antoine gère ses 9 agences immobilières avec Docage et la signature électronique

Après avoir créé ma première agence en 2002, j’ai aujourd’hui la chance d’être à la tête de neuf agences immobilières en Bretagne. Il est évident que mon métier avec neuf agences n’est plus le même qu’avec une ou deux, je dois faire face à de nouvelles problématiques. En effet, il est primordial pour moi d’optimiser les ressources, humaines et matérielles, que nous avons au sein de chacune de nos agences. Et notre plus grande marge de manœuvre était dans la gestion administrative : Force est de constater que nous allouons trop de notre temps à des tâches secondaires et répétitives. Avant d’utiliser Docage, mon objectif était simple : je voulais que tous mes collaborateurs et collaboratrices concentrent le maximum de leur temps sur notre cœur de métier, sur ce que nous aimons faire : gérer, trouver et vendre des biens immobiliers. En parallèle, j’accorde beaucoup d’importance à mon équilibre vie professionnelle et vie personnelle. Je sais aussi que chaque gain organisationnel permet à chacun d’entre nous de libérer du temps pour sa famille et ses amis. Et pour moi c’est aussi pour mes sorties en mer, la voile est mon défouloir par excellence.

Alors, en parlant de ma problématique à un confrère, celui-ci a évoqué le fait qu’il utilisait la signature électronique pour faire signer la majorité de ses documents et que cela avait levé les derniers obstacles à une réelle numérisation de son agence. Vu tous les documents originaux que nous devons faire signer lors des différents actes de gestion et des transactions immobilières que nous gérons, pour l’immobilier la signature électronique m’est apparue comme une évidence, un peu tardive certes mais je ne l’ai découverte que grâce (à cause ?) du COVID. J’ai en effet moi-même signé électroniquement un contrat d’assurance.

En partant de cette idée de signature électronique, j’ai poussé ma réflexion un peu plus loin et j’ai cherché s’il existait une solution qui me permettrait de gérer le cycle de consentement, mais aussi le classement et l’archivage ainsi que, soyons fous, une gestion des accès aux transactions par agence et par commercial. Signature d’un contrat de location, bon de visite, documents relatifs à la mise en place d’un mandat de gestion locative, mandat de vente, il était impératif que tous ces documents originaux soient signés et stockés numériquement. Après avoir étudié le système de cinq plateformes parmi les acteurs sérieux et en Europe pour le RGPD, c’est finalement Docage qui cochait toutes les cases en répondant aux attentes que j’avais listées mais aussi à celles auxquelles je n’avais pas pensé. Cette entreprise normande (comme quoi les bretons sont plus ouverts qu’on ne le croit) me propose à la fois la signature électronique mais aussi l’automatisation des différentes étapes de toutes nos transactions immobilières.

En pratique comment Docage a changé notre façon de travailler ? Chaque agence à une organisation Docage, et chaque collaborateur à un compte utilisateur. Un utilisateur étant rattaché à une agence. Notre organisation dans Docage est donc exactement la même qu’en réel ce qui simplifie les partages et les accès. Ensuite nous utilisons les modèles de transaction pour gagner du temps et on en gagne beaucoup. Cela permet de définir, à l’avance les parties aux contrats, les documents à signer, les emails qui seront envoyés, les relances automatiques et bien d’autres options. un collaborateur crée une transaction en cliquant sur le modèle et modifie uniquement les infos nécessaires avant d’envoyer sa transaction. Il va automatiquement être notifié par mail du cycle de vie de la transaction sans aller voir dans Docage l’état de ses transactions. De cette manière, les destinataires de nos documents peuvent les signer numériquement depuis leur ordinateur, tablette ou smartphone, qu’ils se trouvent dans nos locaux, chez eux ou en déplacement. Autre contrainte levée, la signature électronique dans l’immobilier doit être associée à une date certaine, là aussi le système de Docage appose un horodatage qualifié (et donc irréfutable) sur les documents, pour moi c’est à la fois un moyen sûr de faire signer des documents originaux mais aussi un gain de temps et de ressources matérielles non-négligeables. Quand je pense aux contrats qu’on imprimait en plusieurs exemplaires, que nous devions faire parvenir par voie postale ou remettre en main propre, attendre le retour des signataires… j’aurais préféré y penser plus tôt.

Ensuite, si mon choix s’est tourné sur Docage c’est aussi pour la possibilité d’automatisation de tous les échanges, en interne et en externe. Les emails d’invitation à signer, les retours vers les bonnes personnes, les relances automatiques ont fluidifier toute la communication clients. En interne la communication a été dépolluée des emails pour savoir où en était tel ou tel dossier. Le partage et les accès sont aussi automatisés, nous pouvons créer des modèles de baux par exemple partageables grâce au système de droits intégrés à Docage. Un exemple : les directeurs d’agence peuvent avoir le droit de modifier les modèles alors que tous les collaborateurs pourront l’utiliser. Mais cela va plus loin puisque je peux donner des droits à une agence en particulier ou à un groupe d’utilisateurs regroupés dans un « cercle ». Ce qui s’avère très pratique avec le turn-over que l’on peut avoir. Je n’ai pas ainsi à redéfinir les droits, il suffit que le nouveau collaborateur fasse partie de l’agence pour qu’il hérite des droits de l’agence. Ce système nous permet de consulter les contrats générés par d’autres personnes et assurer le suivi sans chercher l’info.

Si je devais vous donner un dernier avantage que Docage m’offre, c’est la possibilité de nous organiser grâce aux classeurs qui sont des dossiers virtuels pouvant notamment contenir les documents, les contrats, les mandats et tous les contacts créés autour d’une transaction immobilière particulière ou d’une de nos agences. Pour vous donner un exemple concret, une transaction peut appartenir à plusieurs classeurs (contrairement à Windows). Chez nous elles sont systématiquement classées dans un classeur au nom du client, un classeur au nom du collaborateur en charge du client et un classeur au nom de l’agence. Un classeur pouvant également contenir des contacts, on a désormais toutes les infos d’un dossier en temps réel quelle que soit la façon de le chercher. Ce sont les directeurs d’agence qui sont les plus heureux avec ce nouveau système. De la génération des documents, en passant par leur signature, leur classement et les statistiques par agence ou par collaborateur, tout est beaucoup plus simple, centralisé et sécurisé.

Si je partage mon expérience avec Docage c’est pour deux raisons. Premièrement, pour l’immobilier la signature électronique et la dématérialisation, ce n’est pas l’avenir c’est maintenant ! Et si les pouvoirs publics pouvaient presser le pas pour que la dernière exception qui reste encore expressément exclue de la signature électronique dans le circuit immobilier disparaisse, à savoir l’acte de cautionnement. S’agissant d’une sûreté à titre privé, l’article 1175 2º du Code civil stipule en effet que font exception à la possibilité d’utiliser la signature électronique dans les contrats « Les actes sous signature privée relatifs à des sûretés personnelles ou réelles, de nature civile ou commerciale, sauf s’ils sont passés par une personne pour les besoins de sa profession ». Donc encore un petit effort Mesdames et Messieurs les législateurs et on pourra enfin dure aurevoir au papier. Deuxièmement, c’est en se débarrassant des tâches administratives qu’on rendra notre secteur plus attractif pour attirer les jeunes pour qui gérer du papier est encore plus ubuesque en 2021 que pour nous.